Comment organiser le télétravail pour le long terme ? – Zevillage – 15/07/2020

Par Brian Dolan. Alors que la pandémie mondiale du Covid-19 a obligé les entreprises à confiner leurs salariés dans leurs maisons individuelles, beaucoup ont été surpris de constater à quel point cela fonctionnait bien. Même les entreprises qui s’opposaient catégoriquement au travail à domicile constatent que la production a suivi, et parfois dépassé, le rythme…

Alors que la pandémie mondiale du Covid-19 a obligé les entreprises à confiner leurs salariés dans leurs maisons individuelles, beaucoup ont été surpris de constater à quel point cela fonctionnait bien. Même les entreprises qui s’opposaient catégoriquement au travail à domicile constatent que la production a suivi, et parfois dépassé, le rythme de leur modèle traditionnel.

Alors que le mouvement visant à assouplir les restrictions se développe (NDLR : aux Etats-Unis), ces entreprises examinent attentivement ce qui s’est passé et se demandent sérieusement si cette option ne serait pas meilleure sur le long terme.

Toutefois, travailler à domicile lorsqu’il n’y a pas d’autres options et que tout le monde le fait est très différent de travailler à distance sur le long terme. Il nécessite un changement d’attitude fondamental ainsi que la mise en place de processus et de systèmes qui soutiendront la croissance de l’entreprise sur le long terme.

Mettre le « bureau » à domicile

La mise en place du télétravail dans la durée, qu’il soit partiel ou à plein temps, nécessite une approche plus systématique. Jusqu’à présent, beaucoup se sont contentés d’ordinateurs portables installés sur des tables de cuisine ou de bureaux improvisés dans le coin de la chambre à coucher. Cela fonctionne, mais ce n’est pas l’idéal.

La meilleure solution est un espace séparé avec une porte que les salariés peuvent fermer pour éviter toute distraction pendant qu’ils travaillent – et derrière eux lorsqu’ils ont fini leur journée.

Les entreprises qui souhaitent soutenir leurs salariés à distance devront les aider à obtenir l’équipement dont ils ont besoin et à aménager un bon cadre. (Une allocation pour le matériel comme les lampes de bureau, les bureaux ou les chaises ergonomiques peut constituer une nouvelle ligne de dépenses pour votre entreprise, mais elle est moins coûteuse que les frais de location fixes de bureaux).

Certains employés auront besoin d’un équipement plus sophistiqué et de mesures de sécurité plus strictes. Il convient d’en tenir compte lorsqu’on envisage la possibilité d’un télétravail permanent. Faut-il plus de d’écrans d’ordinateurs, d’équipements sonores ou de matériel de montage vidéo ? Est-il possible d’installer des mesures de sécurité suffisamment élevées ?

Ces questions sont particulièrement vitales pour les entreprises du secteur de la santé et les autres entreprises qui ont un besoin accru de protection de la vie privée. Une partie des mesures mises en place pour les commandes de services à domicile peuvent être maintenues, mais il pourrait être nécessaire de réévaluer et de restructurer les mesures de sécurité si les employés travaillent en permanence ou principalement hors du bureau.

Créer et maintenir une culture de la distance

L’un des défis les plus complexes, et peut-être le plus caché, consiste à maintenir l’identité et la personnalité d’une organisation lorsque les gens ne passent pas beaucoup de temps ensemble. Pour l’instant, il y a eu beaucoup d’efforts à faire. Les entreprises s’appuient sur la culture qui s’est construite dans les années qui ont précédé l’éparpillement des salariés. Il est plus facile d’être dans cette situation ensemble lorsque tout le monde est dans la même situation et que c’est temporaire.

Mais au fur et à mesure que les semaines s’étirent en mois et que certaines personnes reviennent au bureau alors que d’autres non, il sera nécessaire de construire et de maintenir un sentiment d’appartenance à une équipe et à une organisation – ce qui se fait plus naturellement dans un bureau traditionnel.

Cela passe par la façon dont les réunions sont gérées, la communication et les relations au sein des services et entre eux. Kearns & West, une société américaine de conseil en politique publique, avait l’habitude d’organiser des réunions de gestion mensuelles, mais depuis qu’ils travaillent à distance, ils se réunissent chaque semaine.

Les réunions d’équipe étaient trimestrielles, mais elles ont lieu maintenant toutes les deux semaines. Et lors d’une récente réunion sur Zoom, le directeur Sharif Ebrahim a invité en ligne un groupe de chèvres, avec l’aide d’une visite virtuelle de la ferme Goat 2 Meeting organisée par le refuge animalier Charlie’s Acres, pour pimenter la réunion.

« J’ai senti que nous devions faire quelque chose d’inattendu, en particulier pour les personnes qui se sentaient isolées », a-t-il déclaré. « Nous étions préoccupés par les effets néfastes du confinement. … Nous essayons de trouver comment rendre les rassemblements de l’entreprise plus amusants, comment établir plus de liens et comment avoir des conversations. »

Bien sûr, certains employés, surtout les plus jeunes qui n’ont pas de famille à la maison, peuvent préférer la camaraderie d’un bureau traditionnel. Après tout, tout le monde n’est pas prêt à travailler à domicile et tout le monde ne s’épanouit pas seul.

Les entreprises qui débutent avec le télétravail à plein temps contournent ce problème en recherchant des employés qui ont la volonté et le tempérament pour se débrouiller seuls. Les entreprises qui ont été poussées vers le télétravail et qui ne veulent pas revenir au modèle traditionnel devront être plus attentives à maintenir l’engagement et la motivation des travailleurs sans bureau.

Une option est une approche mixte, avec quelques jours au bureau pour ceux qui le souhaitent. Une autre consiste à louer un espace dans un site de coworking, où de petits groupes de salariés pourraient travailler ensemble ou au moins être entourés d’autres personnes qui travaillent – ce qui coûterait nettement moins cher qu’un bureau classique.

Organiser des connexions informelles

Les gens peuvent s’organiser en télétravail au moins jusqu’à ce qu’ils puissent se retrouver. Mais que se passe-t-il s’ils ne se retrouvent pas ensemble ?

Il faut d’abord être conscient de la valeur des conversations et des interactions non structurées. Il faut non seulement préserver la culture, mais aussi favoriser les moments heureux qui mènent à des innovations, des connexions et de nouvelles orientations.

Il s’agit des discussions qui ont lieu en dehors des réunions, dans les couloirs, dans l’ascenseur, à la fontaine d’eau ou dans d’autres moments de détente entre deux projets. Si tout cela se passe à distance, il faut prévoir du temps pour les appels ou les vidéoconférences intentionnellement détendues et ouvertes.

Un mot sur la productivité

Ce qui ne changera pas, quel que soit le lieu de travail des employés, c’est l’accent mis sur la productivité et les préoccupations qu’elle suscite. Le travail sera-t-il fait ?

C’est pour l’instant le cas, et cela est certainement rassurant pour ceux qui pensaient que la productivité serait réduite à néant si les employés n’étaient pas surveillés au bureau.

Mais il est vrai qu’il s’agit d’une situation artificielle. Peut-être se concentre-t-on davantage sur le travail parce qu’on est obligés de travailler à domicile, avec des possibilités de distraction limitées. Il se peut aussi qu’il existe un sentiment supplémentaire d’urgence compte tenu de la pandémie et de la situation économique qui en résulte. Que se passera-t-il lorsque ce sentiment d’urgence s’atténuera et que les gens auront plus de choix quant à l’endroit où ils peuvent travailler ?

D’après l’expérience des entreprises en télétravail avant la pandémie, la productivité du travail à domicile peut certainement continuer à correspondre, voire à dépasser, à celle d’un bureau traditionnel. Il est toutefois important de la favoriser en étant clair sur les attentes et les livrables attendus.

Il s’agit moins d’établir des calendriers et d’exercer une surveillance stricte que de définir ce qui doit être fait et de donner ensuite aux employés la liberté de le faire de la meilleure façon possible.

Il est certain que les entreprises y travaillent depuis qu’elles ont été contraintes de fermer les portes de leurs bureaux. Mais si l’éloignement doit devenir la nouvelle norme, les employeurs devront revoir et redéfinir les rôles et les directives de travail.

Il est clair que le mouvement du travail à distance a pris de l’ampleur avec le confinement. Mais il ne s’agissait là que d’une « preuve de concept ». Il y a aujourd’hui beaucoup d’espace pour réinventer le télétravail.

Cet article de Brian Dolan a été publié dans Quartz. Brian est le PDG et le fondateur de WorkReduce, une plateforme de services pour développer des stratégies médiatiques efficaces et responsables.

Photo de Maxim Ilyahov sur Unsplash

Source : Comment organiser le télétravail pour le long terme ? | Zevillage

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